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逆向工程,從人資的角度看面試這檔事

以前面試的時候總是會有很多疑惑,為什麼沒被選上,為什麼要等這麼久。直到自己成為主管後和人資配合,我才有辦法從旁觀察他們的流程拆解一些心中的疑惑。


我雖然沒有當過人資,但是常常有機會和人資配合招募。講的東西可能不夠全面,如果有專業人資歡迎補充。希望這篇從人資角度思考的文章能帶給大家找工作或面試上的靈感。

– 正文開始 –


【我有遇過不專業的人資】


那時候我想轉換跑道到科技業的時候第一個嘗試的就是 PM 的職缺了。雖然我完全沒有相關背景,但是在我開始海投 PM 履歷 (20 來封) 之後皇天不負苦心人的我被邀請去面試。


我還記得我那天大老遠通車到關渡,去的時候主管在開會,做完智力測驗後就在小房間等待,等了一個多小時才有機會和用人主管面試。在面試的途中用人主管問了一句話「奇怪,人資怎麼會找你這種背景的來?」我就知道可能我的履歷可能根本沒被用人主管看過。


我覺得這次的面試經驗還蠻不好的,感覺人資並沒有站在應試者的角度思考或安排面試。往另一個方面想,好在用人主管是個明眼人,知道文組的我不適合當 PM,不然我現在就是來分享 PM 的農場文了?


【我也有遇過超好的人資】


我遇過最好的人資是 Google 的人資,一開始是從 LinkedIn 主動聯繫問我有沒有興趣報名新加坡的職缺。


讓我感受最深刻的是他處理每一個環節的過程,在面試開始前就很認真的看我的履歷,還幫我挑錯字和提醒哪裡可以改善。開始後就跟我說可以準備的方向和哪邊可以找到資訊。並且在每一關結束後給我反饋,告訴我下一關面試官想要測試的技能。


他甚至在每一關結束時就會先問我什麼時候有空可以安排下一關面試,讓我知道下一關大概要等多久,他什麼時候會 follow up。如果超過等待的時間,他也會在 email 裡頭解釋為什麼。


要用一個字來形容面試經驗的話就是「Seamless」,每一個環節都是無縫接軌的。我最後沒有拿下 offer,覺得蠻可惜的,因為得不到的總是最美好。



【我自己面試的常常不解的問題】


我回顧自己過往的面試經驗,我其實最常感到困惑的幾個問題分別是:


1)怎麼都沒被選上?我覺得我履歷寫得不錯,技能也好像蠻符合的,為什麼連第一關都進不去呢?


2)為什麼等那麼久?大公司尤其明顯,很多時候明明一個禮拜以前就面試完這一關了,為什麼只要幾分鐘就能回覆答案的事情要等這麼久?


3)沒上也不講一下?這就是所謂的無聲卡,有些時候相談甚歡然後…就沒有然後了。我知道面試的時候多少都有演戲的成份在,但是已讀不回好像有點沒禮貌?


【當了主管之後從人資身上觀察到的事情】


因為實在是太好奇上面那些情況了,所以當了主管之後忍不住利用「逆向工程」的方式一步一步的觀察人資怎麼做事情,這些是我的發現:


1)事前準備


在開始招募以前人資會跟用人主管確認想要找的人應該具備什麼技能,哪些可能適合哪些不適合。通常有經驗的人資會跟主管確認方向後擬定 Job description,確保溝通沒有落差。不然可能就套個工版,然後開始大海撈針。


2)搜集名單


職缺開出後,常見的搜集報名名單方式包含一般的公司網頁,招募平台 (104,LinkedIn),或是配合的獵頭等等。


如果職缺需要的技能比較稀有,人資可能會透過 LinkedIn 搜尋主動聯繫或請獵頭公司幫忙搜集名單,因為這些人才供不應求,所以不太會期望他們主動投遞履歷到公司網頁。


其他就是透過公司的 career page 投遞進來的履歷,或是招募平台廣告打到有興趣的人了。


比較大的外商公司會用 Application tracking system,簡稱 ATS 來篩選關鍵字。所以很多時候沒有進到第一關是因為 JD 上有的關鍵字沒有出現在履歷上,而不是因為能力不足。


到這個步驟就可以猜得出來,沒被選上的原因百百種,可能是 ATS 篩選沒過,可能是技能不符,可能是人資太多履歷還沒有看完,真的講不完。


我自己會覺得如果真的想要萬無一失的進到第一關,請別人幫忙 refer 並且把履歷直接送到用人主管手上是最穩的方式

因為從人資的角度來想,都幫忙把找人的工作做好了,何樂而不為?



3)早期聯繫


在初步的搜集名單完成後,人資就會開始聯繫這些 candidate。但是這個名單可能很長,多的話可能幾十個,所以如果是比較初階的職缺,求職者可能會先收到一封罐頭訊息,然後同時安排 phone screening 的時間。


4)預約面試


一旦確認求職者有興趣後就可以開始安排面試的時間啦。第一關的 phone screening 倒還簡單,因為只要人資有空,受試者有空就可以安排。麻煩的是第二關或是那種多個主管一起面試的 panel,每個主管都很多會議,有時候想要找到共同的時間真的超級困難。


5)追蹤進度


面試完之後不是就這樣結束,參與面試的人還要填寫受試者的分數。有些時候人資還得三催四請,主管才會有空填寫分數。


而且如果同時有多組應試者在面試的話,除非有人真的特別突出當場錄取,不然很有可能要等到全部的人都面試完才會決定要選誰。


所以看到這裡就可以知道,有時候等那麼久真的不是人資的錯,其實是因為有太多不可抗力因素了。像是職缺太熱門所以要聯繫的人很多,預約的主管很忙沒空面試,同時有其他組人馬在面試所以進度卡住。


6)核薪過程


如果有機會過關斬將,那麼就會進入談薪水的流程了。通常每個職缺都會有一個預算範圍,而這個預算和職等是一開始用人主管和人資一起討論的出來的。


人資之所以會在最一開始電話面試的時候問薪水也是因為要知道應試者目前的薪水,看有沒有在預算以內,因為如果開不出對方期望的薪水,花了大把的時間面試對雙方來說都是浪費時間。


每家公司決定薪水的人不一樣,有時候可能是用人主管有時候可能是人資。人資傾向於照著規矩,很少會為了某些極端特例改變做事方式。用人主管通常可以決定要 hire 誰,可是對方開出的價碼如果超出預算的話也愛莫能助 (除非是頂尖職缺)。


如果能夠從決定者 (用人主管) 的角度去思考為什麼自己值得開出高於市場的薪水,並且條列式的幫人資整理好,人資在和用人主管討論薪水的時候也可以比較明確的溝通受試者的立場。

7)公佈消息


最後就是公佈消息的時候了,幾家歡樂幾家愁。我覺得有沒有收到回覆是要看公司文化和人資是否有餘裕,因為我遇過人資手上有 40 個缺要補,每天事情都處理不完了,當然不會去 close the loop。


但是我也遇過 work life balance 的人資,他們還會親自致電告訴受試者雖然沒上但是有哪些可以改進的地方。



【將心比心,想在客人前面】


上面從人資的角度思考或多或少可以幫助到面試,但是如果還沒有找到,也不用氣餒。像我已經有了快十年工作經驗,最近一次的投面試大概 10 個職缺,有 3 個進入面試,2 個拿下 offer,成功率大概 20%。所以心態上保持平常心面對,然後多從對方的角度設想會比較能接受結果。


巴菲特曾經說過,多數人不會記得買東西的實際金額,但是一定不會忘記那個難得可貴的體驗。就像他買領帶一定不會記得價格,但是記得幫他挑選的人如何幫他量身訂製,如何從客人的角度想事情。


當我還在亞都飯店時我記得我們的總裁說過一句經典名言,就是「想在客人前面」。我覺得這句話對我來說很受用,因為很多時候這個客人可以是消費者,有時候這個客人可以是你的同事甚至是老闆。


由此可知如果我們可以設身處地的為別人想,利用逆向工程的方式去拆解對方做事情的流程,讓別人的事情順利一點,對方也就會印象深刻一點。

我相信這樣的心態不僅僅是在面試上,在工作上一定也會獲益匪淺。


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