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英文商用溝通的本質是邏輯思考不是單字或語調的精通

在職場上我看過很多人在寫 email 的時候感覺就是沒在點上,其實也不是文法或是用字不精準,反而是覺得在撰寫 email 的人好像沒有思考如何讓資訊更濃縮,好讓對方消化。


常常見到的錯誤可能包含:


沒有提供前因後果就劈裡啪啦開始講,或是交代的背景太少


這種人可能是一個興頭上,馬上打出一大篇文章,或是沒頭沒尾的直接跳到結論。

不然就是轉寄一封信然後只有個 FYI,連用 GPT 快速的歸納重點都懶。


討論時沒有找到共同語言也沒有對症下藥


很多時候組織大了就會出現各種自己的語言,不管是專業術語的縮寫,或是常見的問題種類。

小代溝可能是在文件裡頭夾雜很多術語縮寫,或是信件結構不完整。


嚴重的話可能是完全搞錯執行的方法,或是問錯問題


像是當不了解是否是產品本身的規格,就直接當傳話筒把所有事情都當成 Bug 丟給工程部門煩惱。


結果就浪費了一堆時間在解釋產品特性,下一次再來問說產品的推出時程可不可以提前,什麼時候好


一直在強調自己的論點,只在乎自己想達到的目標


這種情況尤其在跨部門溝通或是階級差距很大的時候會發生。


像是 A 部門和 B 部門不同調,然後 A 部門只在乎自己的 KPI,完全不考慮這樣做會怎麼影響 B 部門。


或是階級差太多,經理和專員看到的問題不同,想要執行的方向不一。


最壞的打算是溝通變成平行線,吵得難分難解卻沒有下一步,讓決定懸在半空。


所以我們可以怎麼練習來補足代溝?


知道別人在說什麼,聚焦問題


英文裡頭溝通如果不懂的時候常常會聽到一句話 What’s the context? 因為前後文有可能造成情境的不同,而這樣的背景在來回好幾次的溝通時至關重要。


而想要對症下藥得先找到對的問題,如果問題的輪廓不太明顯時我會從大方向開始問「What are we solving?」,然後一直定錨「Start with why」。


如果我已經 80% 確定方向和問題點,我可能會用 5 Why 來去引導話題流向 root cause。


*5 Why 是一個很困難的技巧,需要多次練習才能拿捏到使用的時機


消弭溝通上的矛盾,建立共識


有時候溝通的障礙可能來自於訊息交換的速度太快,或是抓錯重點。


這時候我都會說 「Let me playback…」一來是確保對方覺得自己有被聽到,二來是確保自己的理解正確。


另外一個我覺得非常好用的技巧是刻意營造共識,像是在一場混亂的討論之中突然冒出一句「I think we’re talking about the same thing」。


這個方法非常適合高階主管的場合,因為能夠做到高階主管的個人主義都很強勢,常常會為了自己定義的正確決定爭執不休。


但是大家都是為了公司好,所以再怎麼樣一定可以找到交集。


如果找到交集就可以丟出這句話,減緩對立的情緒。


闡述對方在乎的點,確保沒有遺漏


最後就是要記得對方講了什麼,不要討論了半天結果忘記把大腦的空間預留給整理資訊。


我習慣會在開會的時候寫筆記,確保把討論點紀錄下來然後行動項目歸納出來,然後在會議結束前重複一次。


這樣可以把發散的討論收尾,確保對方在乎的事情會被處理。


而如果時間還有餘裕,我也會最後確保有沒有遺漏的,像是問說「Where can I help you / where do you need my help」。


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我曾經擔心自己因為不是英文母語出生的,可能自己的溝通能力沒有其他外語國家的同事來得好。


後來發現其實會單字和聽得懂只是基本,但是更重要的是如何架構自己的思考流程,然後讓整個對話可以在可控制的範圍內前往想要的目的。


這種有辦法把所有人在乎的點轉換成淺顯易懂的技能,其實非常的稀有,磨練這樣的技巧遠比背單字重要,因為英文會隨著環境多講就會順,但是邏輯思考不一定總是有最好的訓練環境。

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