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【客服職涯 45】簡報是給別人看不是念給自己聽的

有時候拿捏簡報的內容真的很困難


我們在工作上在變得資深以前,可能比較少有上台報告的機會,通常都是我們執行然後老闆負責準備簡報和上台報告。


隨著我的年資漸長後,我開始也有機會準備老闆上台要報告的簡報。


可是因為平常沒有練習,所以每次幫老闆準備報告時,都覺得天人交戰。


有時候信心滿滿的準備完後會被老闆糾正說怎麼沒有包含這些資訊,少了這麼重要的資訊怎麼報告。


結果下一次準備時我就會把簡報塞了滿滿的資訊,深怕老闆又說 context 不夠,結果又被老闆罵說寫那麼多字是誰會看得懂。


後來才知道老闆只想要看到他需要的訊息以及報告重點這件事情看似簡單,但是執行起來真的困難,想要拿捏在點上非常不容易。


在幾次被糾正後,真的覺得心很累,所以開始去看別人的簡報技巧,偷偷學會一些方法。


從設計故事開始,管理顧問業的簡報技巧


在了解實際技巧以前,先從根本開始思考,簡報最重要的是什麼?如果說到簡報很厲害,你會想到什麼產業?


我記得曾經有個管顧業的人自嘲,他的 LinkedIn 是這樣包裝的。


「剛進去的時候我學會怎麼做簡報,資深一點我學會怎麼做更好的簡報,後來成為主管後我教別人怎麼做簡報,成為資深主管後我教別人怎麼相信我們做的簡報。」


碰巧我的其中一任老闆就曾待在管理顧問業,有一天我問他說你待管顧業,有沒有什麼印象深刻的簡報技巧,他娓娓道來。


有一次他跟著公司的高階主管出差準備去 sales pitch。


當他和他主管坐在外面等待的時候,他一直重新檢查簡報的 data 有沒有出錯,哪裡有錯字,很怕 client 雞蛋裏挑骨頭。


但是反觀他旁邊的主管,聚精會神的拿出一張紙,重複的在看等等報告的故事線合不合理。


中途我的老闆問他的主管說需不需要再檢查一次簡報看資訊有沒有出錯,他老闆很嚴肅的跟他說,等等即將走進的會議室是要談幾千萬的生意,生意能不能談成端看對方買不買單我們的故事。


他的主管在進去 sales pitch 之前,不在乎其他的事情,心無旁騖的只在乎要怎麼講故事,然後讓別人買單,因為如果故事不在幾分鐘內吸引人,那就會錯失這筆生意。


我才知道一個好的簡報是從設計故事開始,然後我能想到最厲害的簡報專家就是管理顧問業了。


打造引人入勝的故事,完整主軸和連貫性的技巧


而實際上又有哪些技巧可以讓簡報的故事性更完整呢?

讓骨架完整每一頁都有連貫性的故事主軸


首先,高階主管的注意力非常有限,而且有時候也很沒有耐心。


他們在看簡報的時候不一定會細看所有的數字和內容,而是會從檢查每一頁的 title 開始。


所以當我們在製作簡報的時候,第一步要先忘記所有的內容,只專心的把 title 設計好。


幾個不錯的故事範本像是「背景 → 困難點 → 提問 → 答案」、「破題總結 → 問題癥結 → 解決辦法 → 商業效果 → 學到什麼」、「宏觀 → 綜觀 → 細節 → 結論」只要讓邏輯環環相扣,都蠻好用的。


最後驗證一下當我們面對完全空白的簡報時,能不能只看 title 就了解整個簡報的故事線。

聽眾光是看標題就能夠知道這頁想講什麼


設計好故事得主軸之後,就像是故事書一樣。如果讀者知道大概的故事走向,那麼就會覺得書本章節的標題一目了然,但是又保有一點神秘感。


簡報也一樣,要設計成聽眾在看到 title 就會知道這一頁想要講什麼,然後如果剛好打到他們想知道的內容,就會引導他們去讀簡報的細節。


幾個我常常用的 title 範例包含:


1. 我們知道,但是更清楚:我們知道流程重要,但是我們發現員工抗拒改變

2. 這是以前,之後會是:過去我們嘗試改造流程效果有限,之後我們要專注在員工訓練

3. 問題是什麼,解決辦法:員工因為學習困難而抗拒改變,所以我們導入員工訓練


每一張簡報都是一個表格 (Table)


最後搞定故事線和 title 之後就不得不推我最喜歡的一個影片,介紹說 Every slide is a table


基本上的意思是視覺上,簡報每一頁都是一個報表,有縱軸欄位 (Column) 和橫軸一列 (Row)。


比較常見的就是商品之間的比較。


第一個欄位寫出商品,第二或第三個欄位寫出數字,然後第其他欄位寫出結論。


然後每一列都代表著不同的商品。


商品

銷售量

金額

結論

商品 1

100

$50

價格高,銷量比較低

商品 2

200

$25

價格低,銷量比較高


另外一個很常見的像是專案瀑布圖,也是很標準的範本。


可以想像成欄位是所有的專案項目,然後橫軸是時間軸,代表專案的進行時間。


剩下推薦去看簡短影片介紹,或是花錢去 Udemy 上這堂課 (我沒上過因為光是看 YT 影片就大概能知道概念)。



在學會這些簡報的概念和技巧之後我被老闆糾正的頻率大幅降低,而且也更能夠猜想到聽眾的眼球會落在簡報上的哪個角落,引導他們慢慢進入故事的情境。


然後突然之間發現這個簡報設計或多或少牽涉到心理學,所以如果簡報上能夠打造一個說服人的故事,那麼是不是也有其他可以操縱人行為的方法呢?最好是讓客人比較少抱怨,這樣工作量就比較少。


下一篇,社會規範,強而有力的武器。

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