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善用這個生產力工具你也能成為時間管理大師

已更新:2022年4月3日

【為什麼事情總是做不完?】


看一看手錶已經接近五點鐘,再一個小時就要下班了,但是看著自己的工作待辦事項清單,我竟然只有完成兩件事情而已...換言之,這只有我原本計劃的十分之一,我的工作效率到底出了什麼問題?


如果你也有類似的經驗,別擔心你並不孤單。受惠於科技,我們和同事可以更直接的溝通,處理事情的速度也變快,甚至可以一心多用看起來超忙超厲害。但是這真的代表我們做事情更有效率嗎?不一定。


在成為高效率工作者以前你必須了解到一件事情,那就是你自己是如何工作的,更確切的來說,你的效率黃金時段是在什麼時候發生的。這篇文章會教你如何抓住生產力。




【我什麼時候覺得最有生產力】


你可能有過這種經驗,起了個大早泡了一杯咖啡坐在辦公桌前開始處理事情。你因為太專注導致忘記了時間的流逝,等你再次抬起頭看一下現在幾點的時候發現已經是午餐時間了。


這個其實就是所謂的心流,人們在無比專注的時候會達到忘我的境界(Zone out)。這也是最大化生產力最有效的方法之一。


要達到這個心流的情境看似隨機,但是其實有跡可循。那麼我們到底要怎麼知道自己已經達到忘我的境界呢?更甚的說,我們要怎麼衡量在一天的什麼時刻我們達到心流?



【如何精準的抓住心流時刻】


你或許會說,心流聽起來很抽象,我就不知不覺的進入了很專注的時刻阿,這種東西是沒辦法衡量的!其實不一定,我們生活中有很多工具可以幫我們從第三人的視角觀察自己的行為,也衍伸出抓住心流時機的方法。


首先,找一個機器人幫你觀察你的一天


如果你沒有辦法觀察自己,那就把他交給機器人吧。我常常使用的一個工具叫做 “Rescuetime”。這個工具可以觀察並且記錄你一天的行為,像是我的滑鼠停留在哪一個螢幕上面,我是在看 email 嗎,還是我是在整理報表。Rescuetime 還能更進一步的把這些行為分類,決定這些螢幕上的點擊是在溝通、工作、還是在浪費時間。


(我七月份的生產力報表)


最後彙整你一天的工作,把它轉變成生產力報表,這樣一來你就可以知道你今天工作的效率如何(當我還沒有帶人以前,我會有意識的把我的生產力維持在 70% 以上)。


再來,幫這個機器人管家設定你的偏好


我會根據我的喜好和習慣來告訴 Rescuetime 哪些行為是會讓我分心,生產力下降的,而哪些行為是我值得投資時間的。舉例來說,使用通訊軟體就是一件非常分心的事情。


我還會進一步的客製化什麼樣的行為會被歸類在溝通的項目底下,像是使用 Zoom 開會,用 Slack 和團隊溝通,Line 聊天,或是收發 email 就是非常浪費時間的事情。對你沒看錯,收發 email 是非常沒有生產力的行為,而且超容易害你分心打斷你的工作。


最後我會叫我的機器人管家把這些小項目排序,列出在每個項目底下的排名。從下面的圖片可以觀察到,我覺得我在寫文章、製作報告、或者使用一些專案工具的時候是非常有生產力的。我也會把安排自己的行程、整理資料歸類在屬於有生產力的行為底下。


(前幾名的常有行為,按照項目分類)


最後,請你的機器人管家提醒你的習慣


Rescuetime 一個進階的功能是可以幫助你羅列出一整天的行程,甚至紀錄你習慣在什麼時候做什麼事情。不難發現我在早上九點到十二點的時候絕大多數的時間是拿來開會或和其他人溝通,也會把時間撥給收發 email 來確保一天要做的事情有被順利安排。


午餐之後因為會議比較少,所以我在下午四點到六點這段期間其實是非常專注的,有些時候做事情甚至不會被打斷,橘色的專注條遠比藍色的溝通來得多。


(一天的行程分佈,以條狀圖表顯示)


我觀察到自己在公司的時間分配很自然的會把開會,收發信件這種大量的溝通安排在早上。我進而推估,如果我想要專注做一件事情,我就應該把下午四點到六點這段時間預約起來,而不是聽信別人早上有精神的時候效率最好。如果我沒有觀察自己的行為,我很有可能掉入生產力的陷阱,有效率的處理了一推瑣碎的事情。


⚠️ 要特別注意的一點是「每個人的習慣都不同,沒有所謂最佳的時間安排方法!」你應該打造最適合自己的生產力策略。



【生產力會隨著你使用它而逐漸減少,所以善用它】


很多時候我們會以為如果事情做不完,我們就應該更努力的堅持下去,吃苦當吃補。但是這其實是一個非常錯誤的策略,因為你的生產力其實就像是體力,會隨著你每次的使用而逐漸流失。


每當你開啟心流的時候,你就是在消費你的生產力,而一天的生產力是有額度限制的。

事實上,就算是非常專業的生產力大師(像是教授,每天花很多時間寫論文),恐怕在一天專注四小時之後生產力就會透支。隨之而來的是效率的邊際效益驟減,最後事倍功半。



所以當你下次發現自己每天忙忙忙,忙半天但是事情總是做不完,你可以試著用這些方法找回你的生產力,


1) 找到你一天最佳的黃金時段善用心流

2) 不要讓分心的行為佔據你的黃金時段

3) 在你超過四小時的專注後適當的休息


有時候一個小時的專心致志可能更甚於四小時的一心多用,抓住自己的黃金時段善用生產力,不然累死的是你自己。如果下次你想約你的同事下班後去看電影,但是他卻跟你抱怨事情做不完,快累死了,沒空看電影。不訪推薦他使用這個數位管家 Rescuetime 拯救一下他流逝的時間,順便創造出陪你看電影的黃金時段 😉


< 後記 >


最後偷偷地分享一個小技巧讓你不用付費也可以使用 Rescuetime!


在註冊並且登入帳號之後不要加入你的付款方式,跳出以下這個介面。


重新複製貼上這個網址:https://www.rescuetime.com/dashboard


這樣一來你就可以直接連結到 Rescuretime 的報表免費使用了。

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