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專案管理為什麼?14 個專案新手的常見問題

已更新:2022年9月5日

< 前情提要 >


簡單介紹一下我的背景,目前在外商公司擔任客服部門的專案主管。從飯店轉職到客服前完全沒有專案管理經驗,於轉職後的過去五年中透過邊做邊學經營了大大小小大概 50 個專案,這邊想要列出一下專案管理常見的問題來介紹專案管理是什麼以及我自己從學習專案管理後得到什麼幫助。


(本文架構)


文章雖然有點長,但是會透過 14 個我覺得對於專案不了解的人可能有的常見問題出發。如果你從來沒有專案管理經驗想要應徵 PM 或是對這個技能有興趣,你可以從本篇文章學到專案的大架構和思維,應該是蠻有幫助的。如果你已經很瞭解專案管理,這篇文章對你不一定有幫助。因為這篇文章不是乾貨文,不會包含實際專案 case study。


< 正文開始 >


【專案管理是什麼?】


從書本上的定義我們可以了解到,「專案管理是在有限的時間和資源下,利用領域知識執行項目來達成目標。」簡單來說就是在時間和資源有限的情況下做好。


「專案」著重的是定義問題,為未來著想以及了解領域知識以便可以執行計劃的硬實力。


「管理」講究的是抓住時間點,利害關係人,以及溝通的軟實力。


以下列出我常常看到有關於專案的問題:



【定義問題,規劃願景,和執行的硬實力】


【為什麼要學專案管理?】


1)為什麼要學專案管理?


我覺得專案管理可以幫助訓練你的思考架構,訓練你解決問題的能力。專案管理也是幫助你在有限的資源下最大化你的效益,所以也可以應用在生活上。


2)專案管理對我的職涯有什麼幫助?


呈上所述,專案管理可以應用的範疇很廣。今天不論是公司的目標、流程、業務的優化可以運用到。其實專案管理也可以套用在自己身上,管理自己的生活、時間、學習的過程。


【學習專案管理需要什麼?】


3)學專案管理需要什麼?


專案管理需要兩個大面向的技能,分別是 a) 領域的知識,b) 管理的能力。通常專案是套用在自己專精的產業然後要知道怎麼安排和執行專案,常見的管理技巧包含制定規模、規劃執行項目、利害關係人管理以及目的界定。


4)專案管理需要證照嗎?


在沒有大量的經驗之前證照可能是錦上添花,但是有了實戰經驗搭配理論可以讓你的技巧更上一層樓。我初期經營專案時沒有證照,後來有領取證照但是覺得沒有專案經驗貿然去考的話可能效果很有限。


【我該從哪裡開始學習專案管理?】


5)哪種產業可能會需要此技能?


其實在各個領域都會需要專案,只要有需要改進的地方就可以執行專案。變動快速的產業比較常看到新專案,因為要因應市場的變化是常態。


6)我從哪裡可以自學?


如果都沒有經驗的我會推薦「大人學」這個平台,他們教的專案管理知識淺顯易懂。不用報名上課,就是先從基本知識學起,有興趣再了解更多。如果稍微有點經驗的可以閱讀 APMBOK 或 PMBOK 的書籍,理論比較艱澀但是架構更完整。


【我該如何精進專案管理?】


7)我沒有經驗該從何學起?


就像所有學習過程一樣,需要從簡單的開始建立知識。建議先多看幾篇文章,瞭解專案管理的定義、架構、專有名詞等等。等到有基本的理解後參考一些個案分析或是實際套用在工作或生活上,透過小實驗來學習是最快速的方法。


8)我已經有點概念但是沒有機會怎麼辦?


專案管理不一定要應用在工作上,其實在生活中也可以用專案管理的方式建立一套系統化的流程。好比說學習英文,可以套用專案管理的架構設定專案範圍 (背幾個單字),如何背單字 (利用筆記),多久想要達成目標。當然工作上的 SOP 也可以套用專案的概念進行小幅度優化,不一定要老闆指定做專案才開始學。



【抓住時間點,找到對的人,和說服別人的軟實力】


【什麼時候該學專案管理?】


9)什麼時候開始學習?


如果你是商科的其實在求學的過程中就或多或少有接觸到了,一般上班族的話其實本身產業知識比較紮實後就可以開始投資這項技能,讓自己的管理技巧更上一層樓。通常建議是有了基本領域知識之後再補齊專案技巧,因為你必須要先找到對的問題才能執行好的專案。


10)大概要花多久學好?


我個人的經驗是至少要執行過一季的專案後才能夠有比較基本的認識,因為專案是有週期的,從開始的規劃到執行並且回測結果少說也要幾個月。所以我覺得大概需要半年以上的時間才會比較熟悉,然後再慢慢深入每個環節的技巧。


【誰可以教我專案管理?】


11)在職場上我可以請教誰?


如果公司有專門的 PM,當然是一個很好的學習對象。另外營運部門或是人資部門也常常會有經營專案的需求,如果能夠詢問是否有檔案可以參考會是一個很好的開始。專案可大可小,建議先從瞭解專案的基本架構開始學起,參考別人如何安排代辦事項和壓時程然後自己模擬一次。


12)我的專案技巧可以幫助到誰?


通常設定的目標可以是自己部門也可以是跨部門的合作,所以看專案的規模和方向而定。舉客服的例子來說,部門內的專案有可能目標是提升顧客滿意度。而跨部門的合作可能就是成立一個專屬的團隊來聆聽顧客意見,最後把這些意見轉換成改進的空間呈報給工程團隊。


【定義學習的費用和成功】


13)學專案要花多少錢?


我不太建議透過考取證照的方式學,建議先從瞭解概念專有名詞,如果真的有興趣再去找課程。我自己是沒有花多餘的錢來去學習,多半是公司內部的課程或是透過實戰累積經驗。但是如果真的不得其門,線上課程是一個很好的開始。


14)怎麼樣算是學到好?


我覺得能夠在有限的時間和資源下交出好的成績單就算是一個合格的專案管理者了,當然每一個階段的技能如果能夠融會貫通加速專案或降低風險都是一個很重要的指標。好的專案管理人會了解「時間」、「資源」、「成果」、「人」之間相互影響的關係,安排計劃並且順利執行。


【幾個概念融會貫通】


其實我覺得專案管理很重要的一個技巧是擁有綜觀的能力,知道由始至終的步驟以及在不同階段會有什麼問題和該做什麼。回顧上面的常見問題,我把問題按照 6w2h 的方式重新歸類。


Why - 為什麼要學專案管理,專案管理對職涯有什麼幫助。知道為什麼要做這件事情是首要目標,透過這項技巧你可以精準的定義問題。


What - 學習專案管理需要什麼,哪些是必備的哪些是可有可無的。因為資源和時間有限,能夠清楚的定義 “What”,並且可以清楚的掌握規模 (Scope),執行什麼。


Where - 了解如何在對的地方找到資源,在什麼地方投入資源。通常這一項技能不一定會需要,但是在比較有規模的專案之中會很好用。因為當你比較 (benchmark) 解決方案的時候就會知道差異。


How - 學會如何執行,算是蠻直觀的技巧。值得注意的是解決方法很多種,但是並沒有所謂的最佳解答。這個「如何」可以是有創意,可以是充滿色彩的。重點不是在於方法對不對,重點是方法能不能帶出想要的結果。


When - 在時間有限的情況下,了解如何有始有終。這項技巧在專案中會透過安排時程,甘特圖的方式呈現,主要是確保你知道每個環節需要花多少時間。


Who - 專案是團體合作,知道你的團隊有誰至關重要。通常在專案中必須要判斷利害關係人,誰應該要執行什麼,誰的意見應該納入考量,以及誰可以做決定。


How much - 想象力無窮,但是資源有限。很多時候還是要回歸實際面,考慮到執行專案需要花多少錢,成功可以帶來什麼價值。定義成功,並且找到方法衡量才有辦法不斷精進。



(本文架構總結)


希望這些專案的常見問題可以幫忙解開一些困惑,讓你更了解專案為什麼。歡迎大家有問題可以直接問我,我雖然不是純血專案管理出來的但是可以盡量就我能力所及的回答。

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