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  • 作家相片Peter Tu

如何在視訊會議中抓住聽眾的注意力

已更新:2022年4月3日

【視訊會議好有距離感】


我因為工作的關係大概一半的時間是在開會,而因為要負責的業務範圍包含印度,亞洲和紐澳,所以都是以視訊會議為主。雖然視訊會議很方便但是因為同事都是在螢幕後面而不是面對面的溝通,常常讓人會覺得有距離感造成溝通上的不安。


好比說開會的時候因為看不到同事的肢體語言所以無法判斷他是否認同或者有在專心聽。再者就是不確定自己講的東西聽眾是不是有看到一樣的重點,變成你講你的他看他的,搞半天根本沒有在同一個溝通頻道上。


如果你需要透過視訊會議報告簡報又剛好是用 Zoom 軟體的話,這邊分享一些小技巧幫你抓住聽眾的注意力!



【劃重點,少講一點,利用互動】


第一,劃上重點


首先,建議簡報利用字體上色的方式來幫聽眾劃上重點。視覺上聽眾容易把注意力放在有上色的字,而這些字最好是放在這幾種訊息「Why - 主張」、「What - 問題」、「How - 如何解決」以及「Result - 預期效果」,以下圖為例。



(沒畫重點)


(有劃重點)


第二,少即是多


很多人在報告的時候恨不得把所有的資訊都放在簡報上,都沒有考慮過聽眾的認知壓力(congnigtive stress)。通常愈貼近一線營運的報告就愈常發生這種情況,好像錯過這次報告就不在有機會表現一樣。所以這邊介紹的第二種訣竅其實我覺得是最困難的,在自己的簡報上面留白好讓讀者可以喘息。當然,利用條列式的方式縮減內容可以呈現更舒服的排版。


(條列式呈現)


第三,增加互動


最後一種是我最喜歡的方法,可以縮短你和聽眾的距離。有些時候小組討論的時候溝通不來都會直接把想法畫在白板上,這樣就可以把網狀的思考比較有系統的架構出來。這邊要介紹的小撇步就是使用 Zoom 的白板功能,直接把重點圈起來,保證聽眾不會失焦。



(用註記小幫手)


【愈簡單愈好懂】


其實我們有時候容易把事情弄得很複雜,而忘記溝通其實可以很簡單。換個角度從聽眾的角度思考,想想看他們視覺瀏覽的習慣,你就會知道他們期望愈簡單愈好。


我們大腦能吸收的資訊有限,所以建議如果要架構自己的報告內容,主張的重點不要超過三項,不然聽眾容易認知超載。


如果可以的話,”Show rather than tell” 善用工具,像拿起白板筆一樣,穩穩地抓住聽眾的注意力可以更有效的說服別人!

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